Cómo crear documentos PDF accesibles

¿PDF accesibles, qué son y cómo crearlos? En este artículo responderemos a estas interrogantes con la finalidad de que puedas eliminar barreras en la web a través de documentos accesibles.

Lo primero que debes tomar en cuenta, es que, los PDF accesibles son documentos en los que el contenido resulta ser accesible para todos, sin importar la condición de discapacidad o la forma en que se usen.

Por lo general, los ajustes de accesibilidad que se les hacen a los PDF, están pensados para eliminar las barreras que pueden encontrarse las personas con discapacidad visual en este tipo de documentos.

De aquí, el hecho de que muchas acciones se ejecuten tomando en cuenta la utilización de un lector de pantalla. Esto no quiere decir, que no se debe pensar en otros tipos de condiciones, como la discapacidad auditiva, motora o cognitiva.

Cabe destacar, que el PDF es hoy en día, el formato digital más importante a la hora de compartir documentación en la web.

Razón por la cual, es importante tener siempre presente una serie de pasos que te servirán como guía a la hora de crear PDF accesibles.

Recuerda que esto te permitirá sumarte al cumplimiento de la normativa en cuanto a accesibilidad web.

La cual exige un nivel mínimo de accesibilidad, como las requeridas en el Real Decreto 1112/2018, la norma UNE-EN 301-549:2019 y las Directrices para la Accesibilidad de los Contenidos Web 2.1 (WCAG 2.1) del W3C.

7 tips para crear PDF accesibles

En este punto, nos vamos a enfocar en una serie de pasos que indica la Guía de Accesibilidad en Documentos PDF del Observatorio de Accesibilidad.

Es sumamente importante seguir esta pauta, ya que en ella se cuidan cada uno de los aspectos que se deben tomar en cuenta a la hora de crear un documento accesible.

1. El documento debe ser etiquetado correctamente
   
   Con la finalidad de que los lectores de pantallas puedan anunciar de manera correcta el contenido que el usuario digiere, es importante poder indicar de manera interna, qué tipo de contenido corresponde a cada información estructural.
   
   Como, por ejemplo: cuál corresponde a un encabezado, una tabla, una lista, un título, un pie de página y demás etiquetas.
   
   
2. Debe contar con un buen orden lógico de lectura
   
   Es necesario poder garantizar que el orden de lectura interno coincida con el contenido en el cual se está posicionando el usuario.
   
   Esto se logra, proporcionando ciertas indicaciones que determinan el orden de lectura del texto de manera correcta.
   
   Por eso, es sumamente importante poder tener un documento etiquetado correctamente, para que así, puedan diferenciarse los distintos bloques y elementos que forman parte del PDF.
   
   
3. Se debe incluir el texto alternativo para las imágenes
   
   El texto descriptivo en cada una de las imágenes, es necesario para que los lectores de pantallas puedan transmitir la información de cada imagen.
   
   En este punto, es importante recordar que las imágenes que sean decorativas dentro del documento, deberán dejar un espacio en blanco.
   
   
4. Indicar el idioma del documento será necesario
   
   Se torna imprescindible el hecho de especificar el idioma en el que está escrito el documento.
   
   Esto con la finalidad de que los lectores de pantalla puedan leer de manera correcta el contenido según el idioma que se esté utilizando.
   
   
5. Configurar la seguridad de manera adecuada
   
   Será necesario asegurarnos que la configuración de seguridad no afecte por ningún motivo el acceso a la información que necesitan los lectores de pantallas.
   
   Para ello, es importante seleccionar un nivel de codificación y compatibilidad que permita la protección del documento a la vez que mantiene la accesibilidad.
   
   
6. Los enlaces deberán estar bien definidos
   
   Generar enlaces útiles y bien definidos permitirá al usuario moverse con libertad e ir directamente a la sección que le interesa.
   
   En este sentido, es necesario poder tener un texto alternativo en el enlace que anuncia con claridad hacia dónde se dirigirá el usuario.
   
   
7. Garantizar una buena navegación dentro del documento
   
   Darle al usuario la posibilidad de contar con una estructura óptima que permita su movilidad dentro del documento, es muy importante.
   
   Esto le permitirá al usuario encontrar lo que buscas sin necesidad de que lea todo el documento.

Para conocer en detalle los puntos de verificación UNE-EN en cuanto a documentos PDF se refiere, haz clic en este enlace y dirígete al punto 3.1 de la Guía de Accesibilidad en Documentos PDF del Observatorio de Accesibilidad.

Herramientas para crear documentos PDF accesibles

Siguiendo estos pasos, podrás generar documentos accesibles que garanticen la información a todas las personas.

Toma en cuenta que, en la actualidad, existen distintas herramientas que te permiten evaluar y corregir tus documentos.

Entre ellas podemos encontrar la herramienta Acrobat, la cual te permite corregir problemas de accesibilidad, así como la crear un documento accesible desde cero.

Para mayor detalle técnico puedes consultar la PDF Techniques for WCAG 2.0 – W3C, donde encontrarás varias técnicas con base en las pautas de accesibilidad de contenido web 2.0.

¿Quieres que tus PDF ya existentes sean accesibles?

Es posible que ya tengas un repositorio con documentos PDF que te gustaría que fueran accesibles, pero has llegado a la conclusión de que no es posible ponerte a revisar cada uno de los aspectos que te indicamos. Es una tarea muy laboriosa de hacer a posteriori, somos conscientes.

Si quieres comenzar a generar documentos PDF accesibles de forma sencilla y asistida, lo que estás buscando existe y se llama inSuit PREP for PDF.

inSuit PREP for PDF es una plataforma que utiliza Inteligencia Artificial (IA) para automatizar la remediación de documentos PDF, Microsoft Word, páginas escaneadas y otros formatos, haciéndolos accesibles de manera que sean compatibles con programas de lectura de pantalla utilizados por personas con discapacidad visual.

Recuerda que, si quieres que tu contenido y página web sean completamente accesibles, puedes contactarnos y te ofreceremos soluciones de accesibilidad web que te ayuden a cumplir tus objetivos.